Datenschutzerklärung

Die WLB verarbeitet im Rahmen dieses Online-Angebots Daten, sodass Sie die verschiedenen Angebote und Dienstleistungen im Einzelnen nutzen können. Die folgenden Daten werden beim Besuch der Website erhoben und ergeben die Protokollierung der Zugriffe:

• IP-Adresse
• Typ und Version Ihres Internet-Browsers
• verwendetes Betriebssystem
• die aufgerufene Seite
• die zuvor besuchte Seite (Referrer URL)
• Datum und Uhrzeit der Serveranfrage

Rechtsgrundlage für die Datenerhebung ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO i.V.m. § 4 LDSG BW. Die Verarbeitung der Logfiles findet auf Grundlage des § 5 Landesdatenschutzgesetz Baden-Württemberg (LDSG) statt.

Daten, die beim Zugriff auf das Internetangebot protokolliert wurden, werden an Dritte nur übermittelt, soweit wir gesetzlich oder durch Gerichtsentscheidung dazu verpflichtet sind oder die Weitergabe im Falle von Angriffen auf die Internetinfrastruktur zur Rechts- oder Strafverfolgung erforderlich ist. Eine Weitergabe an Dritte in anderen Fällen erfolgt nicht.

Die IP-Adressen werden bei Besuch des Internetangebots erfasst und sieben Tage lang gespeichert.

Zur Analyse des Nutzerverhaltens und der damit verbundenen Verbesserung der Nutzerfreundlichkeit nutzen wir auf der Website der WLB die Open-Source-Software Matomo Analytics. Dafür erhebt das Tool bei Aufruf unserer Website folgende Daten:

• Nur zwei Bytes der IP-Adresse des aufrufenden Systems des Nutzers
• die aufgerufene Webseite 
• die Website, von der der Nutzer auf die aufgerufene Webseite gelangt ist 
• die Unterseiten, die von der aufgerufenen Webseite aus aufgerufen werden
• die Verweildauer auf der Webseite
• die Häufigkeit des Aufrufs der Webseite

Die IP-Adresse wird sofort um zwei Bytes gekürzt und damit anonymisiert. 

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO.

Matomo wird On-Premise, also auf lokalen Servern, genutzt. Darüber hinaus setzen wir Matomo ohne Cookies ein. Eine Datenweitergabe an Dritte findet nicht statt.

Die Daten werden für 90 Tage mit der vorgenommenen Anonymisierung gespeichert und dann automatisiert gelöscht.

Zur Begründung eines Benutzungsverhältnisses bzw.  zur Ausstellung eines Bibliotheksausweises, den Sie für die Nutzung bestimmter Angebote (wie z.B. Ausleihe, Fernleihe, Platzreservierung benötigen, werden folgende Daten erhoben:

• Name, Vorname
• Anrede
• Anschriften
• E-Mail-Adresse
• Geburtsdatum
• Gruppenzugehörigkeit (z.B. Ausbildung, Studium, Arbeitgeber Land BW)
• ggf. Zustimmung des/der Erziehungsberechtigten
• Nur im Fall der Nutzung von Handschriften und Nachlässen: Überprüfung von Ausweisen durch das Bibliothekspersonal (z.B. Personalausweis oder Reisepass)

Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und e DS-GVO, § 4 LDSG i.V.m. § 3 der Benutzungsordnung der WLB. 

Bei Inanspruchnahme der Fernleihe werden Ihr Name und Ihre E-Mail-Adresse an die Verbundzentrale des SWB und die zuständigen Bibliotheken weitergegeben.

Die Speicherung der Daten erfolgt bis zur Beendigung des Nutzungsverhältnisses: entweder durch Ihren Löschantrag, das reguläre Ende des Benutzungsverhältnisses oder infolge anhaltender Inaktivität.

Soweit gebührenpflichtige Vorgänge anfallen - bei Rechnungszahlung und am Kassenautomaten - (Benutzungs-, Mahngebühren, Digitalisierung, Kopien usw.) erheben wir zusätzlich zu den unter Nr. 1 genannten Daten noch:

• Kontoverbindungsdaten

Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO, § 4 LDSG i.V.m. § 4 der Benutzungsordnung der WLB. 

Im Falle der Rückzahlung von Gebühren werden Ihre personenbezogenen Daten an die Verwaltung (Zahlstelle) der WLB und die Landesoberkasse BW (LOK) als zentrale Landeskasse weitergeleitet, im Vollstreckungsfall an die LOK als Zahlungsempfänger.

Die Verarbeitung des Zahlungsvorgangs am Kassenautomaten erfolgt durch First Data GmbH (Telecash), die als Dienstleistung nach den Regeln der Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DS-GVO tätig wird. 
Konkrete Informationen über die Datenverarbeitung hierzu finden Sie auf in der Datenschutzerklärung zu Zahlungen auf der Website www.telecash.de/datenschutz . 

Die Speicherung der Daten erfolgt bis zur Begleichung der Forderung sowie nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen beim Zahlungsempfänger.

Für verschiedene Angebote auf unserer Website ist eine Benutzerauthentifizierung erforderlich. 
 

   a. Reservierung von Leseplätzen (Bibliotheksausweisnummer und Passwort)

Um einen Leseplatz zu reservieren, wird Ihre 

• Bibliothekskausweisnummer aus dem Bibliothekssystem

Verarbeitet. 

Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht.

Die Löschung der Daten erfolgt nach 90 Tagen.
 

   b. Kursangebot und Lernplattform

Um die Nutzung der begrenzten Plätze des Kursangebotes zu ermöglichen, ist eine Anmeldung erforderlich. Dafür verarbeitet werden 

• Bibliotheksausweisnummer aus dem Bibliothekssystem
• IP-Adresse 

Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO. 

Für dieses Angebot wird die Open Source Plattform Moodle LMS genutzt. Die Daten werden On-Premise, also auf lokalen Servern der WLB, verarbeitet, eine Datenweitergabe findet nicht statt. 

Die Speicherung der Daten erfolgt bis zur Beendigung Ihres Nutzungsverhältnisses.

Darüber hinaus verwendet die Plattform bei Anmeldung Cookies, um Ihnen die optimale Nutzung zu ermöglichen. Es werden für den Betrieb der Seite notwendige Cookies (MoodleSession, MoodleID) gesetzt. 

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung von Cookies ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO für einwilligungsbezogene Cookies. 

Cookies werden auf dem Rechner des Nutzers gespeichert und von diesem an unsere Seite übermittelt. Daher haben Sie als Nutzerin oder Nutzer auch die volle Kontrolle über die Verwendung von Cookies. Durch eine Änderung der Einstellungen in Ihrem Internetbrowser können Sie die Übertragung von Cookies deaktivieren oder einschränken. Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden.
 

c.   Terminanfrage für die Benutzung im Sonderlesesaal

Zur Nutzung von Medien im Sonderlesesaal ist die vorherige Anmeldung mittels Formular erforderlich. Dabei werden folgende Daten verarbeitet:

• Bibliotheksausweisnummer aus dem Bibliothekssystem
• Anrede
• Name, Vorname
• E-Mail-Adresse

Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht.

Die Speicherung der Daten erfolgt bis zum Ende des Nutzungsverhältnisses.

Zur Recherche von Medien stellt die WLB den K10plus-Katalog, gehostet vom Bibliotheksservice-Zentrum Baden-Württemberg (BSZ), auf der Website zur Verfügung. Sobald Sie diesen nutzen, werden Daten vom BSZ erhoben und protokolliert. 

Konkrete Informationen zur Datenverarbeitung finden Sie auf https://wlb.boss.bsz-bw.de/Bsz/Privacy.

Wenn Sie uns einen Anschaffungsvorschlag auf eine aktuelle Neuerscheinung zukommen lassen möchten, um das Angebot der WLB zu erweitern, werden folgende personenbezogene Daten erhoben:

• E-Mail-Adresse
• Bibliotheksausweisnummer

Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht.

Die Speicherung der Daten erfolgt bis zur Abschlussmitteilung des Vorganges, entweder durch Information über Bestellung oder Nichtbestellung des Mediums. 

Wenn Sie einen Digitalisierungsauftrag erteilen, werden folgende Daten erhoben und verarbeitet:

• Name, Vorname / Firma
• Anschrift
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Bibliotheksausweisnummer (optional) + Steuernummer (bei Firmen aus dem Ausland)
• Kontoverbindungsdaten

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihres Namens und der Kontoverbindungsdaten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO. Für die weiteren Daten gilt Art. 6 Abs. 1 lit a DS-GVO. 

Die Speicherung der Daten erfolgt bis zur Abschlussmitteilung des Vorganges. 

Wenn Sie Materialien aus den Sondersammlungen nutzen, werden folgende Daten erfasst:

• Name, Vorname
• Anschrift
• Bibliotheksausweisnummer
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Thema der Forschungsarbeit bzw. des -Vorhabens und Institution

Zur wissenschaftlichen Nutzbarmachung und zur Abklärung von Schädigungsprozessen (z.B. Diebstahl) liegt es im öffentlichen Interesse, zu dokumentieren, welche Materialien der Sondersammlungen der Württembergischen Landesbibliothek zu welchem Zeitpunkt und zu welchem Forschungszweck eingesehen wurden. Personalausweis oder Reisepass ist ggf. vorzulegen.

Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i. V. m. Art. 89 Abs. 1 DSGVO (Verarbeitung zu wissenschaftlichen und historischen Forschungszwecken). Die Daten werden in diesem Fall über die reguläre Aufbewahrungsfrist hinaus gespeichert, solange ein wissenschaftliches Interesse an der Dokumentation der Nutzung besteht. Eine Weitergabe erfolgt ausschließlich an Forschende mit nachgewiesenem wissenschaftlichem Interesse und nach Möglichkeit in pseudonymisierter Form. Die empfangende Person ist zur zweckgebundenen Verwendung verpflichtet. Die Entscheidung über eine Weitergabe liegt bei der Leitung der jeweiligen Sondersammlung. Betroffene haben das Recht, dieser Verarbeitung gemäß Art. 21 DSGVO zu widersprechen, sofern keine zwingenden schutzwürdigen Gründe entgegenstehen.

Zur Übernahme einer Buchpatenschaft können Sie der Württembergischen Bibliotheksgesellschaft eine finanzielle Spende zukommen lassen. Hierfür werden folgende Daten erhoben und verarbeitet:

• Name, Vorname
• Firma
• Anschrift
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Kontoverbindungsdaten

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihres Namens und der Kontoverbindungsdaten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO. Für die weiteren Daten gilt Art. 6 Abs. 1 lit a DS-GVO. Sofern Sie jedoch eine Spendenbescheinigung erhalten möchten, gilt auch für die Anschrift Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO.

Ihre Daten werden von der Württembergischen Bibliotheksgesellschaft an die WLB übermittelt. Wenn Sie in die Veröffentlichung des Namens oder des Firmennamens auf der Website der WLB einwilligen, werden sind diese weltweit öffentlich einsehbar. Außerdem wird im Buch ein Exlibris mit Ihrem Namen angebracht.  

Die Speicherung der Daten richtet sich nach den Aufbewahrungspflichten der Abgabenordnung. 

Zur Kontaktaufnahme besteht die Möglichkeit, postalisch, über das Kontaktformular oder per E-Mail mit der WLB in Kontakt zu treten. Die verarbeiteten Daten können daher sein:

• Name, Vorname
• E-Mail-Adresse
• Ggfs. Anschrift bei postalischer Kontaktaufnahme
• Die darüber hinaus mitgeteilten personenbezogenen Daten 

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten, die im Rahmen der Kontaktaufnahme übermittelt werden, ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO. Zielt der Kontakt auf den Abschluss eines Vertrages ab, so ist zusätzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b D-SGVO.

Es erfolgt in diesem Zusammenhang keine Weitergabe der Daten an Dritte, sofern dies nicht ausdrücklich erwünscht ist. Die Daten werden ausschließlich für die Verarbeitung der Konversation verwendet. 

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind, sofern dem keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Über eine Registrierung können Sie sich regelmäßig aktuelle Informationen über Neuigkeiten, Schulungen und Veranstaltungen in der WLB beziehen. Dafür verarbeiten wir 

• E-Mail-Adresse
• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs auf die E-Mails

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO. Die WLB nutzt zum Versand des Newsletters Mailjet. Empfängerin der Daten ist daher die Mailjet GmbH im Rahmen der Auftragsverarbeitung i.S.d. Art. 28 DS-GVO. 

Im Rahmen der Analyse des Newsletterbezugs findet eine Datenweiterverarbeitung zu statistischen Zwecken statt. Dabei wird anonymisiert analysiert, wie oft und wann eine Newsletternachricht von sämtlichen Empfängern geöffnet wurde. Rechtsgrundlage hierfür ist § 13 LDSG. 

Die Speicherung der Daten erfolgt bis zum Widerruf der Einwilligung zur Datenverarbeitung (sowohl des Newsletters als auch der Analyse durch Tracking) oder bis zum Abbestellen des Newsletters, sowohl auf unseren als auch auf den Servern von Mailjet GmbH. Die IP-Adresse wird für 90 Tage zur Dokumentation des Double Opt-in gespeichert.

Zur Verbesserung ihres Services führt die WLB Umfragen durch. Hierzu werden die E-Mail-Adressen aus dem Bibliotheksmanagementsystem genutzt. 

Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit a DS-GVO. 

Für Sonderveranstaltungen und Vernissagen werden Anmeldelisten geführt, in denen folgende Daten erfasst werden: 

• Name, Vorname
• E-Mail-Adresse oder Telefonnummer 

für Kapazitätsplanung und Einlasskontrolle.

Rechtsgrundlage hierfür ist Art 6 Abs. 1 lit e DS-GVO. 

Eine Weitergabe der Daten zu anderen Zwecken findet nicht statt. Die Daten werden nach der Veranstaltung gelöscht.

Für die Teilnahme am Crowdsourcing-Projekt auf der Website ist eine Registrierung erforderlich. Zur Erstellung des Benutzerkontos erheben wir:

• Benutzername
• E-Mail-Adresse

Rechtsgrundlage hierfür ist Ihre Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO. Nur der selbstgewählte Benutzername wird nach Ihrer ausdrücklichen Zustimmung auf der Plattform veröffentlicht.  Die Einwilligung hierzu kann widerrufen werden.

Eine Weitergabe der Daten zu anderen Zwecken findet nicht statt. Die Daten sind auf der Crowdsourcing-Plattform nicht öffentlich einsehbar.

 Spätestens nach drei Jahren Inaktivität wird das Benutzerkonto und alle dafür erfassten Daten gelöscht.

Wenn Sie digitale Werke auf unserer Publikationsplattform veröffentlichen, übertragen Sie die entsprechenden Nutzungsrechte an die WLB. Für die vertragliche Dokumentation der Urheberrechte sowie für die Durchführung der Publikation erheben wir:

• Anrede
• Name, Vorname
• Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort)
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer (optional)

Rechtsgrundlage hierfür ist die Einwilligung des Autors in die Veröffentlichung seiner Arbeit und der damit verbundenen Veröffentlichung seiner personenbezogenen Daten nach Abschluss der Kooperationsvereinbarung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO i.V.m. Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO. Die Angabe der Telefonnummer ist optional und dient lediglich redaktionellen Rückfragen.

Zur Gewährleistung der Langzeitarchivierung kooperiert die WLB mit dem Bibliotheksservicezentrum (BSZ) in Konstanz, das als Dienstleister nach den Regeln der Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DS-GVO tätig wird. 

Ihr Name ist als Bestandteil der Urheberschaft untrennbar mit der Publikation auf unserer Plattform weltweit öffentlich einsehbar. 

Zum Zweck der langfristigen Bewahrung des digitalen kulturellen Erbes führt die WLB eine Webarchivierung ausgewählter Websites und digitaler Publikationen durch. Über das Einverständnisformular zur Rechteübertragung erheben wir für die vertragliche Abwicklung und zur Klärung von Urheber- und Nutzungsrechten folgende Daten des Rechteinhabers bzw. Betreibers sowie einer optionalen Kontaktperson:

• Name, Vorname (Rechteinhaberin oder Rechteinhaber & Kontaktperson)
• Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort)
• Website-URL (zu archivierende Domain/Unterverzeichnisse)
• Anrede (Kontaktperson)
• E-Mail-Adresse (Kontaktperson)
• Adresszusatz, Institution, Telefonnummer (optional)

Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO i.V.m. Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO. Ohne die Bereitstellung der Pflichtangaben können wir das Web-Archivierungsprojekt für Ihre Website nicht durchführen.

Neben den vorgenannten Formulardaten werden im Rahmen des Archivierungsprozesses („Crawling“) auch sämtliche auf der zu archivierenden Website enthaltenen personenbezogenen Daten (wie z. B. Kontaktdaten im Impressum, Bild- oder Textbeiträge) verarbeitet und dauerhaft gespeichert und durch die WLB und dessen Auftragsverarbeiter weiterverwendet. 

Je nach gewählter Option im Formular beschränkt sich die Bereitstellung des Web-Archivs entweder auf die Nutzung an unseren physischen Lesesaal-Arbeitsplätzen (Option 1) oder umfasst die weltweite öffentliche Bereitstellung im Online-Web-Archiv der WLB (Option 2).

Für die technische Durchführung der Archivierung und die anschließende Präsentation der Websites nutzt die WLB die Infrastruktur des Dienstes Archive-IT, ein Angebot des Internet Archive (300 Funston Ave, San Francisco, CA 94118, USA). Da die Datenverarbeitung auf Servern in den USA und Kanada (für eine zweite Live-Kopie) stattfinden kann, haben wir i.S.d. Art. 28 DS-GVO i.V.m. Art. 46 DS-GVO mit dem Anbieter Standardvertragsklauseln der EU-Kommission abgeschlossen, um ein angemessenes Datenschutzniveau beim Datenexport in ein Drittland zu garantieren.

Die Formulardaten sowie das Website-Archiv werden dauerhaft (in perpetuity) aufbewahrt, um unserem gesetzlichen Bewahrungs- und Archivauftrag nachzukommen.

Zur Weiterentwicklung ihrer Angebote führt die WLB Nutzungsstatistiken. Dazu werden

• Gruppenzugehörigkeit
• Alter
• IP-Adresse
• OPAC-Suchanfragen

ausgewertet und anonymisiert verarbeitet.

Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO, § 4 LDSG i.V.m. § 4 der Benutzungsordnung der WLB. 

Eine Weitergabe der Daten zu anderen Zwecken findet nicht statt, ebenso wenig eine Profilbildung.

Wenn Sie sich auf ein Stellenangebot oder initiativ bei uns bewerben, verarbeiten wir sämtliche Bewerbungsdaten, um Ihre Voraussetzungen und Ihr Profil hinsichtlich Eignung, Befähigung und fachliche Leistung zu prüfen. Außerdem benötigen wir die Daten auch zur Kontaktaufnahme mit Ihnen.

Rechtsgrundlage hierfür ist § 15 Abs. 1 LDSG i.V.m. §§ 83 bis 85 LBG BW.

Sofern Ihre Bewerbungsunterlagen besondere Kategorien personenbezogener Daten enthalten (z.B. Gesundheitsdaten, religiöse Überzeugungen, usw.), stellt § 15 Abs. 2 LDSG die Rechtsgrundlage dar.

Die von Ihnen übermittelten Daten werden nicht an Dritte weitergegeben, sofern Sie nicht vorab eingewilligt haben. Empfänger sind ausschließlich interne Personen (Personalvertretungen, Personalverantwortliche). 
Lediglich bei Bewerbungen auf Stellen der Wertigkeit ab A15/E15 werden Ihre Daten an das Referat 13 sowie die Personalvertretungen des Ministeriums für Wissenschaft, Forschung und Kunst gem. § 2 Nr. 1 ErnG übermittelt. 

Sobald Ihre personenbezogenen Daten für den Erhebungszweck nicht mehr benötigt werden, löschen wir diese. 

Führt das Bewerbungsverfahren zu einem Beschäftigungs-, Ausbildungs-, Praktikums- oder sonstigen Dienstverhältnis, werden die Daten weiterhin gespeichert und in eine Personalakte überführt.
Falls das Bewerbungsverfahren mit einer Absage endet, werden Ihre personenbezogenen Daten vier Monate nach Zugang gelöscht, soweit eine längere Speicherung nicht zur Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.